Como converter para PDF/A de graça, passo a passo
O caminho gratuito mais confiável é o LibreOffice, que roda em Windows, Mac e Linux e é o mesmo motor usado por muita repartição pública. São cinco passos:
- Instale o LibreOffice em libreoffice.org. É gratuito e não tem versão paga escondida.
- Abra o documento original — o DOCX, o ODT, a planilha. Sempre que possível, prefira a origem ao PDF já gerado: partir do original produz um PDF/A mais fiel e evita o retrabalho de reconstruir o layout.
- Vá em Arquivo → Exportar como → Exportar como PDF. Não use o botão de exportação rápida da barra de ferramentas: ele pula a janela de opções, que é onde está o que interessa.
- Na aba Geral, marque "Arquivo PDF/A" e escolha a versão. Se ninguém especificou, PDF/A-2b é a aposta segura.
- Valide no veraPDF antes de protocolar. É gratuito, de código aberto, e é o validador de referência da área.
Se você precisa converter muitos arquivos de uma vez, o Ghostscript faz o mesmo por linha de comando e permite automatizar. Para um documento avulso, não compensa a curva de aprendizado.
O que é PDF/A e por que exigem esse formato
Um PDF comum pode depender do mundo lá fora para ser exibido corretamente. Ele pode usar uma fonte que está instalada no seu computador, apontar para um arquivo externo, conter vídeo ou script. Isso funciona hoje. O problema aparece daqui a quinze anos, quando aquela fonte não existir mais e o documento abrir com outro tipo de letra, o texto reflow e o carimbo mudar de lugar.
O PDF/A, definido pela norma ISO 19005, resolve isso exigindo que o arquivo seja autossuficiente. Todas as fontes precisam estar embutidas dentro dele, as cores precisam de perfil próprio, e fica proibido o que depende de fora: áudio, vídeo, JavaScript, links para arquivos externos, criptografia.
É por isso que tribunal, cartório, universidade e órgão público pedem esse formato. Um processo judicial precisa ser legível décadas depois, e não dá para apostar que o programa certo ainda vai existir.
Sobre qual versão escolher: use exatamente a que foi pedida, se houver especificação. Sem especificação, PDF/A-2b costuma ser a escolha segura. A A-1b é mais antiga e restritiva, exigida por sistemas legados. A A-3 é a única que permite anexar outros arquivos dentro do PDF, usada em nota fiscal eletrônica. O sufixo "b" quer dizer conformidade visual; o "a" exige também estrutura de acessibilidade, e é bem mais difícil de atingir.
Problemas comuns e como resolver
- O validador acusa fonte não embutida. Alguma fonte do documento tem licença que proíbe embutir. Troque por uma equivalente livre — Liberation Serif no lugar de Times New Roman, por exemplo — e exporte de novo.
- O texto mudou de posição depois da conversão. Sintoma do problema acima: a fonte foi substituída automaticamente. Compare o resultado com o original antes de protocolar.
- O arquivo ficou muito maior. Esperado. Embutir fontes e perfis de cor pesa, e a PDF/A-1 não aceita alguns métodos de compressão. Um documento de 800 KB virando 2 MB é normal.
- Pediram PDF/A "pesquisável". Isso significa que o texto precisa poder ser buscado. Se o documento é uma digitalização, passe antes por OCR — converter para PDF/A não cria camada de texto sozinho.
- O sistema recusou mesmo com o arquivo marcado como PDF/A. Muito comum: a ferramenta rotulou sem cumprir a norma. Rode o veraPDF, que aponta exatamente qual regra foi violada.
- O PDF tem senha. PDF/A não admite criptografia. Remova a proteção antes com a ferramenta Desproteger PDF.
Por que o Pingo não faz essa conversão
Todas as outras ferramentas daqui processam o arquivo dentro do seu navegador. Para PDF/A isso não é viável com honestidade: a conversão exige embutir todas as fontes usadas, anexar perfis de cor ICC, remover elementos proibidos pela norma e validar a conformidade. Não existe biblioteca que faça isso de forma confiável no navegador.
Seria perfeitamente possível gerar um arquivo rotulado como PDF/A sem que ele cumprisse a norma. Ele abriria normalmente, pareceria certo, e você só descobriria o problema no momento em que o tribunal recusasse o protocolo — provavelmente no último dia do prazo.
Entre entregar isso e dizer que não fazemos, a escolha é fácil. O que dá para oferecer é o caminho certo, gratuito, explicado acima.
Perguntas frequentes
Como converter PDF para PDF/A de graça?
O caminho gratuito mais confiável é o LibreOffice, que roda em Windows, Mac e Linux. Abra o documento, vá em Arquivo → Exportar como → Exportar como PDF, marque a opção 'Arquivo PDF/A' na aba Geral e escolha a versão pedida (normalmente PDF/A-2b). Depois valide o resultado no veraPDF, que também é gratuito. O passo a passo completo está nesta página.
O que é PDF/A e por que alguém exige esse formato?
PDF/A é uma variante do PDF definida pela norma ISO 19005 para arquivamento de longo prazo. A ideia é que o documento continue abrindo e com a mesma aparência daqui a décadas, mesmo que os programas de hoje não existam mais. Para isso ele proíbe o que depende do mundo externo: fontes precisam estar embutidas no arquivo, cores precisam de perfil próprio, e nada de áudio, vídeo, JavaScript ou link para arquivo de fora. Tribunais, universidades e órgãos públicos exigem PDF/A justamente para não depender de sorte no futuro.
Por que o Pingo não faz essa conversão?
Porque não daria para fazer direito. Gerar PDF/A de verdade exige embutir todas as fontes usadas, anexar perfis de cor ICC, remover elementos proibidos e validar a conformidade com a norma. Não existe biblioteca que faça isso de forma confiável dentro do navegador. Seria possível gerar um arquivo com o rótulo de PDF/A sem ele cumprir a norma — e você só descobriria no momento em que o tribunal recusasse o protocolo. Preferimos dizer que não fazemos e mostrar como fazer.
Qual versão eu devo usar: PDF/A-1, A-2 ou A-3?
Se quem pediu especificou, use exatamente o que foi pedido. Se não especificou, PDF/A-2b costuma ser a escolha segura: é mais recente que a A-1, aceita compressão melhor e transparência, e é amplamente aceito. A A-1b é a mais restritiva e a mais antiga, exigida por alguns sistemas legados. A A-3 é a única que permite anexar outros arquivos dentro do PDF, usada principalmente em nota fiscal eletrônica. O sufixo 'b' significa conformidade visual; o 'a' exige também estrutura de acessibilidade e é bem mais difícil de atingir.
Como sei se meu arquivo virou PDF/A de verdade?
Validando. O veraPDF é gratuito, de código aberto e é o validador de referência da indústria — ele aponta exatamente qual regra foi violada. Não confie no nome do arquivo nem na promessa da ferramenta que gerou: é comum um PDF sair marcado como PDF/A e falhar na validação por uma fonte não embutida. Se o documento vai para tribunal ou órgão público, validar é o passo que evita a recusa no protocolo.
Converter para PDF/A muda a aparência do documento?
Em geral não, mas pode. Se o documento usa uma fonte que não pode ser embutida por questão de licença, ela é substituída por outra parecida, e o texto pode mudar de espaçamento ou quebrar linhas em lugares diferentes. Transparências também podem ser achatadas na conversão para PDF/A-1. Por isso vale abrir o resultado e comparar com o original antes de protocolar.
O arquivo fica maior?
Normalmente sim, e a diferença pode ser considerável. Embutir todas as fontes e os perfis de cor acrescenta peso, e a PDF/A-1 não aceita alguns métodos de compressão mais eficientes. Um documento que tinha 800 KB pode passar de 2 MB. É o preço de o arquivo ser autossuficiente — que é exatamente o ponto do formato.
Dá para converter um PDF digitalizado para PDF/A?
Dá, e costuma ser simples, porque uma digitalização é feita de imagens e não tem o problema de fonte não embutida. Mas atenção a um detalhe frequentemente exigido: muitos órgãos pedem PDF/A pesquisável, o que significa passar antes por OCR para que o texto possa ser buscado. Converter para PDF/A não cria essa camada de texto sozinho.
Preciso pagar o Adobe Acrobat para isso?
Não. O LibreOffice faz PDF/A de graça e é suficiente para a grande maioria dos casos. O Acrobat Pro tem a vantagem de trazer um verificador de conformidade embutido e ferramentas de correção, o que ajuda quando o documento é complexo e o validador acusa problemas difíceis de resolver na origem.
Existe outra opção gratuita além do LibreOffice?
Sim, o Ghostscript, que é gratuito e roda por linha de comando. É a opção certa para converter muitos arquivos de uma vez ou automatizar o processo, mas exige familiaridade com terminal. Para converter um documento avulso, o LibreOffice é bem mais direto.